Dokumenty w Twojej firmie , czyli jak nimi właściwie rozporządzać

Wiele firm nie ma pewności, jak długo należy przechowywać dokumenty finansowe firmy. Prowadzenie dokumentacji to nudna, ale ważna działalność biznesowa a jeśli dokonujesz złych wyborów, ryzykujesz procesami sądowymi, czy innymi problemami związanymi m.in. z Urzędem Skarbowym. Zrozumienie, jak długo należy przechowywać zapisy biznesowe, pomoże uniknąć tych problemów.

Kluczowe papiery w każdej firmie

Obowiązkowe dokumenty, które drukujemy po zakończeniu każdego miesiąca to między innymi wszelkie dokumenty sprzedaży, czyli faktury i noty księgowe. Comiesięczny wydruk dotyczy również dowodów wewnętrznych, amortyzacji, rejestrów VAT, księgę przychodów i rozchodów bądź ewidencje. Nie można również zapomnieć o listach płac, rachunkach i wszystkich innych dokumentach zaliczających się kadrowych. Aby właściwe zorganizować sobie wszystkie dokumenty, warto postawić na księgowość, która regularnie będzie zajmować się wszelkimi wymaganymi dokumentami.

Dokumenty , czyli z czym mamy do czynienia

Z reguły księgowa zaleca przechowywanie oryginalnych dokumentów przez co najmniej pięć lat, bo jest to minimalny okres w trakcie którego urzędnicy mogą zażądać od nas między innymi rozliczeń podatkowych. Jednak ze względu na różnorodność dokumentów, którymi profesjonalnie zajmuje się księgowa Lublin, należy podzielić je na kilka kategorii. Każda z nich ma określony czas przechowywania.

Jak długo należy przechowywać dokumenty?

Według ustawy o rachunkowości, przechowywanie dokumentów podatkowych należy przechowywać przez okres 5 lat. Do takich dokumentach możemy zaliczyć kopie i oryginały faktur VAT, księgi podatkowe jak i kopie rachunków. Kolejnymi dokumentami są kadrowe, które należy przechowywać na okres 50 lat. Dokumenty ZUS-owskie, a między innymi zgłoszeniowe należy mieć przy sobie przez cały okres działalności przedsiębiorstwa. ZUS może zażądać ich od nas nawet po 40 latach. Z kolei dokumenty rozliczeniowe, potwierdzające wysokość składek, która odprowadza firma należy przechowywać 5 lat od momentu przekazania ich do ZUS-u , nawet jeśli zostały wysłane drogą elektroniczną. Z kolei inne dokumenty takie jak reklamacyjne, trzeba przetrzymywać na okres 1 roku.

Dokumenty w formie elektronicznej

Obecnie sporym udogodnieniem w księgowości jest technologia cyfrowa. Pozwala ona na przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej. Jest to niezwykle wygodne i łatwe, ponieważ nie marnujemy czasu na poszukiwanie konkretnych dokumentów w stertach papieru na biurku. Jednak zgodnie z ustawą o rachunkowości, przechowywać w formie elektronicznej można między innymi : księgi rachunkowe, dowody księgowe, wyciągi bankowe, dokumenty kasowe i inwentaryzacyjne jak i sprawozdania finansowe.

Konsekwencje niewłaściwie prowadzonej księgowości?

Nie wszystkie dokumenty można w ten sposób przechowywać, dlatego warto postawić na profesjonalne biuro rachunkowe, które poprowadzi całą dokumentację księgową. Bez profesjonalnej pomocy księgowego możemy narazić się na wysokie kary finansowe. Odpowiedzialność karnoskarbową firma ponosi w przypadku, gdy nie przechowuje dokumentów w odpowiednim miejscu, bądź ich nie posiada. Co więcej odmowa okazania ksiąg, bądź utrudnianie prac kontroli podatkowej również jest surowo karane. Warto więc wynająć biuro księgowe, dzięki któremu unikniemy takich problemów.